Cómo elegir un software de facturación electrónica (sin que te vendan la moto)
Te lo han dicho ya 3 veces esta semana: “necesitas un software de facturación electrónica”.
Vale, lo pillas.
Pero entras a Google, buscas “software de facturación 2025” y te salen 500 opciones, todas con nombres raros, mil funcionalidades que no entiendes y 3 planes de pago que no sabes ni qué incluyen.
Tranquilo. Aquí te lo simplifico.
Lo que tu software SÍ o SÍ tiene que tener para cumplir la ley
Si no quieres que Hacienda te dé un toque en 2025 (o 2026), tu software tiene que cumplir con esto:
1. Emitir facturas electrónicas “de verdad”
No sirve un PDF bonito. Tiene que ser una factura con formato estructurado (tipo Facturae, UBL…).
Tranquilo, no tienes que entender esos nombres. Solo asegúrate de que el programa lo haga.
2. Firmas digitales incluidas
Todas las facturas tienen que llevar una firma electrónica válida.
El software lo hace por ti, pero si no lo incluye: fuera.
3. Numeración automática y sin líos
Nada de poner tú a mano “Factura 001”.
El programa tiene que numerar solo, sin duplicados, sin saltos raros y con trazabilidad.
4. Registro de lo que haces
Si borras, editas o cancelas algo, tiene que quedar rastro.
Eso se llama “registro de eventos” y Hacienda lo pide.
5. Opción de enviar las facturas a Hacienda (VeriFactu)
Aunque no es obligatorio activarlo de momento, tu software tiene que estar preparado para conectar con la AEAT.
Si no, tendrás que cambiarlo pronto.
6. Control de pagos y cobros
Desde 2027, tienes que decirle a Hacienda si te han pagado la factura.
Así que el programa debería dejarte marcar si está pagada, pendiente o rechazada.
¿Y qué pasa con los programas que ya usas?
- Excel, Word, plantillas que te pasó tu cuñado: no valen.
- Programas muy antiguos: cuidado, probablemente no estén actualizados.
- Apps móviles que solo sacan PDFs: olvídalo.
Si no cumplen lo de arriba, no sirven.
Así de fácil.
¿Y entonces qué uso? ¿Qué recomiendo yo?
Uno de los que lo pone fácil: Billin.
¿Por qué?
- Tiene todo lo que exige Hacienda (firmas, formatos, numeración, etc.).
- Es visual y no necesitas hacer un máster para entenderlo.
- Puedes empezar gratis, y si te interesa el Kit Digital, es compatible.
- Tiene soporte humano (sí, de verdad, con personas que te entienden).
- Además, puedes automatizar muchas cosas: enviar recordatorios, saber si han abierto la factura, controlar si te han pagado…
Resumen para cerebro ocupado:
| Funcionalidad | ¿Es obligatoria? | ¿La tiene Billin? |
|---|---|---|
| Formato válido (Facturae, etc.) | Sí | Sí |
| Firma digital | Sí | Sí |
| Registro de eventos | Sí | Sí |
| Envío a Hacienda (VeriFactu) | Sí (pronto) | Sí |
| Control de cobros/pagos | Sí (2027) | Sí |
| Soporte y facilidad | Muy recomendable | Sí |
Conclusión: que no te vendan humo
No necesitas 40 funciones raras ni pagar 100 €/mes por algo que no entiendes.
Solo necesitas un software que cumpla con la ley, sea fácil de usar y te haga la vida más sencilla.
Y si no sabes por dónde empezar, prueba Billin o algún otro recomendado por el Kit Digital.
Verás que pasar de tus facturas de toda la vida a la electrónica no es el fin del mundo.
Próximo artículo: por qué la factura electrónica te puede ayudar más de lo que crees.
(Sí, incluso a cobrar antes y dejar de perseguir a clientes como si fueras un cobrador del frac.)
