Guía Rápida para Elegir tu Software de Facturación Electrónica Ideal

📝 Cómo elegir un software de facturación electrónica (sin que te vendan la moto)

Te lo han dicho ya varias veces esta semana:
“Necesitas un software de facturación electrónica.”

Y tú, con tu Excel de toda la vida, piensas:
<em>“¿Ahora qué más quieren?”</em>

Pero es que no se trata de un capricho ni de una moda digital. Lo que antes hacías con plantillas manuales ahora tiene que cumplir con requisitos técnicos, fiscales y legales. La era del papel se acaba. Y con ella, la improvisación.

Entonces haces lo que cualquiera haría: buscas en Google algo como “programas de facturación para empresas” o “cómo emitir factura electrónica”…
Y lo que encuentras te abruma:
500 resultados con nombres confusos, funcionalidades que no sabes si necesitas, y precios que van desde gratis hasta “¿pero esto factura oro?”.

Respira. Vamos a simplificarlo todo.

📌 ¿Por qué ahora todo el mundo habla de facturación electrónica?

Porque ahora sí va en serio.
Desde que se aprobó la Ley Crea y Crece, España está implementando una transición obligatoria hacia la facturación electrónica, tanto para grandes empresas como para pequeños autónomos.

Lo que empezó como una recomendación o una opción moderna, se convierte en algo imprescindible.

Ya no se trata solo de generar un PDF. Ahora se exige cumplir con normativas específicas: formatos estructurados, firmas digitales, numeración legal, trazabilidad, y conexión directa con la Agencia Tributaria (AEAT).

Y si vendes a otras empresas, atención: la factura B2B electrónica será obligatoria.

🗓️ ¿Cuándo empieza esta transformación digital?

Aquí tienes las fechas clave que debes tener muy claras si gestionas tu negocio:

• 2025: Si tu empresa factura más de 8 millones de euros al año, ya estás obligado a usar un sistema de facturación electrónica en formato estructurado.

• 2026: El resto de empresas y autónomos se suman a la obligatoriedad. Sí, incluso si eres freelance o pyme con poca facturación, necesitarás un software para emitir facturas electrónicas que cumpla con todos los requisitos técnicos.

• 2027: Se activa la obligación de declarar electrónicamente el estado de los pagos. Es decir, no solo emites la factura, sino que debes decirle a Hacienda si te la pagaron, cuándo, o si fue rechazada.

Este cambio afecta tanto a grandes como a pequeñas empresas. Desde la multinacional hasta el fontanero autónomo.
Nadie se salva, y lo mejor es adaptarse ya con herramientas como un buen software de facturación electrónica.

Y si trabajas en el mundo B2B (business to business), olvídate del papel: la b2b factura electrónica será la única válida.

👔 ¿Y qué pasa si trabajo en B2B?

Si trabajas con otras empresas (modelo B2B), tenlo claro:
La b2b factura electrónica será la única válida para esas relaciones comerciales. No valdrá con un PDF hecho en Word o un Excel con tu logo.

Para cumplir con la normativa, tendrás que usar un programa que permita:

• Emitir factura electrónica en formato estructurado (Facturae o UBL)

• Firmar digitalmente los documentos

• Enviar información de pago cuando sea exigido

• Registrar cada acción para mantener trazabilidad ante inspecciones

Este cambio no solo tiene que ver con Hacienda, sino también con la profesionalización del sector. Hoy, muchas empresas grandes ya rechazan facturas no electrónicas porque no pueden integrarlas en sus sistemas contables. Si no usas programas de facturación para empresas actualizados, podrías incluso perder clientes.

🧩 ¿Y si mi negocio es pequeño?

No importa el tamaño. Si eres autónomo, freelance o pyme, el impacto es el mismo.
Por eso, cada vez más personas están buscando:

• Software de facturación gratis

• Programas para facturar desde el móvil

• Facturación online que automatice tareas

Adaptarse no significa gastar una fortuna. Hay mejores programas de facturación adaptados a cada tipo de negocio. Muchos ofrecen versiones básicas gratuitas, perfectas para empezar.

✅ ¿Qué debe tener un software de facturación electrónica legal?

Vamos al grano. Si quieres evitar errores, multas y sorpresas, necesitas una herramienta que te permita emitir factura electrónica cumpliendo al 100 % con lo que exige Hacienda.

Aquí tienes los requisitos clave, explicados en fácil y pensados para que cualquier autónomo o pyme lo entienda.

1. Factura estructurada (no solo un PDF bonito)

Una factura digital obligatoria no es un PDF hecho en Word. Las facturas deben estar en un formato estructurado como Facturae o UBL, que son los que puede leer la Agencia Tributaria.

💡 Esto no lo ves tú, pero lo procesa Hacienda. Si no está bien estructurada, es como si no existiera.

✔️ Tu software debe generar automáticamente facturas digitales en formato válido, sin que tú tengas que tocar un código o entender XMLs.
Esto lo cumplen los mejores programas de facturación, pero no los más antiguos ni los gratuitos sin actualizaciones.

2. Firma digital válida

Toda factura electrónica válida debe llevar una firma digital con certificado reconocido. Si no está firmada, legalmente no sirve.

El software de facturación electrónica se encarga de ello, siempre que lo tenga integrado. Esto no es un “extra”: es parte del paquete mínimo legal.

❌ Si el programa no lo firma automáticamente, ni lo consideres.

 

3. Numeración automática y legal

Las facturas deben numerarse automáticamente y de forma secuencial. Es decir, sin duplicados, sin saltos, y sin errores que puedan levantar sospechas en una inspección.

Una buena solución de facturación online lo hace todo por ti, evitando que tengas que controlar esto a mano.

✅ Esto es esencial para cualquier pyme factura que quiera profesionalizarse y evitar líos contables.

 

4. Registro de eventos (historial legal de cambios)

¿Editaste una factura? ¿La borraste por error? ¿Tuviste que cancelarla?

Todo eso debe quedar registrado en el historial del sistema, porque Hacienda puede pedir esa información en una revisión.

Los programas de facturación más actuales incluyen esto automáticamente. Si estás usando un sistema que no deja rastro… estás expuesto.

✔️ Esta funcionalidad es clave tanto en software premium como en buen software de facturación gratis con cumplimiento normativo.

 

5. Preparado para VeriFactu

Desde 2025–2026, deberás estar listo para enviar tus facturas directamente a la AEAT usando el sistema VeriFactu.

Aún no es obligatorio activarlo, pero si tu software no lo tiene, te tocará cambiar más pronto que tarde.

🎯 Los programas de facturación para empresas más modernos ya incluyen la conexión o están actualizándose para ello.

 

6. Control de pagos y cobros

A partir de 2027, no solo tendrás que emitir la factura… también deberás declarar si fue pagada, cuándo, o si fue rechazada.

Los mejores programas de facturación electrónica ya incluyen esta funcionalidad, permitiéndote marcar el estado de cada factura fácilmente.

🧾 Esto automatiza el control de morosos y mejora tu flujo de caja. Es útil desde ya, aunque aún no sea obligatorio.

 

❌ ¿Vale cualquier programa? Spoiler: NO

Mucha gente aún sigue usando Excel, Word o apps de móvil que solo generan PDFs. Pero te lo digo claro: eso ya no vale.

Veamos por qué:

• Excel y Word: no generan formatos estructurados, ni firman digitalmente.

• Apps que solo crean PDFs: no cumplen con ningún estándar legal.

• Programas sin soporte o actualizaciones: no estarán listos para VeriFactu ni para la obligación de declarar pagos.

Lo que necesitas es un programa factura e: actualizado, verificado, y legalmente compatible con lo que Hacienda exige.

Cómo comparar opciones sin marearte

🛠¿Y si quiero empezar hoy mismo?

Busca un software de facturación electrónica que te permita:

• Crear y firmar facturas digitales válidas

• Acceder desde el móvil o el ordenador (ideal en facturación online)

• Controlar pagos y saber si tus clientes han visto o pagado la factura

• Probarlo gratis (hay muchos software de facturación gratis muy buenos)

Si no sabes por dónde empezar, te recomiendo probar opciones como Billin, Quipu, FacturaDirecta o Holded, todos ellos adaptados a la ley actual.

 

¿Por qué Billin es una buena opción?

Billin es uno de los mejores programas de facturación para autónomos y pequeñas empresas.

• ✅ Formato Facturae
• ✅ Firma automática
• ✅ Registro de eventos
• ✅ Compatible con Kit Digital
• ✅ Automatiza cobros y recordatorios
• ✅ Software de facturación gratis disponible en versión básica

Alternativas recomendadas en 2025:

• Holded: Para empresas con contabilidad
• FacturaDirecta: Muy popular entre freelancers
• Quipu: Visual y simple
• Sage 50cloud: Solución empresarial completa

¿Cómo saber si un software cumple con Hacienda?

Hazte estas preguntas:

• ✅ ¿Emite en formato Facturae o UBL?
• ✅ ¿Tiene firma digital automática?
• ✅ ¿Lleva historial de cambios?
• ✅ ¿Está listo para VeriFactu?
• ✅ ¿Permite marcar pagos y cobros?
• ✅ ¿Ofrece acceso online?

Conclusión: no te compliques

No necesitas un sistema caro ni complejo. Solo un software facturación que cumpla, sea fácil y te ayude a facturar sin dolores de cabeza.

¿Siguiente paso? Prueba una opción gratuita como Billin o FacturaDirecta. Y si necesitas ayuda con la elección ideal, no dudes en consultarme.